Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Apropos lingua Oy [2326867-5]
Jurvalantie 1
04200 Kerava
Puhelin: +35845 8464 999

2. Tietosuoja-asioiden yhteyspiste

Juha Wirlander
c/o Apropos lingua Oy
Puhelin: +35840 7769 612
Sähköposti: toimeksiannot@aproposlingua.fi

3. Rekisterin nimi

Apropos lingua Oy:n (jäljempänä ”Apropos lingua”) asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan a-c ja f-kohtien perusteella asiakkuuteen, sopimukseen, suostumukseen tai muuhun asialliseen viestintään ja yhteydenpitoon liittyvissä yhteyksissä. Tavanomaisin tilanne on käännöstoimeksiannon tai tulkkaustoimeksiannon tai muun kielipalvelun tarjouskysely puhelimitse, sähköpostitse, kirjeitse tai toimistovierailun yhteydessä, sekä tähän liittyvät prosessit kuten yksityiskohtainen tilaus, aie- tai tilaussopimuksen laatiminen suullisesti tai kirjallisesti, aineiston sähköinen tai fyysinen toimitus, palautteen antaminen, palautteen käsittely, reskontra, perintä sekä muu yleinen asiointi ja viestintä Apropos lingua -käännöstoimiston kanssa.

Asiakkaiden antamia yhteystietoja käsitellään edellä mainittujen eri tilanteiden hoitamiseen, käsittelyyn, hallinnointiin, kehittämiseen, asiakassegmenttien luokitukseen, kanta-asiakkaiden tunnistamiseen, sääntöjen luomiseen ja ylläpitämiseen, rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen sekä asiakasviestintään, markkinointiin ja tiedottamiseen.

Rekisteriin tallennetaan rekisterin tietosisältökohdan mukaisia ja asiakkaan itsensä antamia tietoja. Käännöstoimiston verkkosivuston kävijöiden käyttäytymistä seurataan anonyymipohjalta ilman asiakas- ja kävijätietojen ristilinkittämistä. Tilaus-, käyttö- ja asiointitietoja käytetään anonyymipohjalta massatoimintojen analysointiin ja luokitteluun sekä vahvistetuille käännöstoimistomme palvelujen tilaajille tarjottavien etujen, tarjousten sekä asiakkuuden sisältöjen kehittämiseksi, muokkaamiseksi ja kohdentamiseksi. Asiakastietojen analysointiin perustuva palvelujen ja viestinnän huolellinen räätälöinti ja kohdentaminen on olennainen osa Apropos linguan kanta-asiakkuutta ja paremman asiakaskokemuksen tuottamista. Apropos lingualla ei ole muita EU:n tietosuoja-asetuksen 22 artiklan tarkoittamia täysin automatisoituja päätöksiä kuin verkkosivustoon liittyvä bottirajoituksien tarkistaminen ihmiskäyttäjien tunnistamisessa. Verkkosivustolla on mahdotonta voimassa olevan teknisen ympäristön avulla rekisteröityä, tilata tai ostaa palveluja suoraan, peruuttaa aiempia tilauksia, reklamoida, tehdä ehdotuksia tai olla muulla tavalla yhteydessä käännöstoimiston ylläpitoon tai koordinointiyksikköön käyttäen maksutapahtumiin tarkoitettujen välineiden tarkkoja tietoja, kuten luottokorttien tai muiden vastaavien tietoja. Kaikki yhteydenotto tapahtuu sivustolla esitettyjen käännöstoimiston yhteystietoja hyödyntäen ja/tai kyselylomakkeita lähettäen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietotyyppejä:

Perustiedot, kuten
•    etu- ja sukunimet, yritysasiakkaiden yhtiöiden nimet
•    yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
•    laskutusosoitteet, verkkolaskutusosoitteet, y-tunnukset

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten
•    rekisterinpitäjän sähköisten palveluiden käyttäjätunnukset ja salasanat (pilvipalvelu)
•    asiakassuhteen hoitoon ja ylläpitoon liittyvät toimenpiteet
•    asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä, kuten asiakaspalvelupuheluiden ja -viestien taltioinnit, palautteet, reklamaatiot, mukaan lukien palvelujen takuuta koskevat tiedot
•    laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
•    suoramarkkinointiluvat ja –kiellot sekä muut tarpeelliset rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät tiedot

Asiakkuuden ja palveluiden käyttö- ja asiointitiedot, kuten
•    Apropos linguan palvelujen, sivuston, viestinnän tai muiden asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen kuuluvien sisältöjen ja elementtien käyttö- ja asiointitiedot
•    palveluihin tuottama sisältö (kuten asiakaspalautteet ja -reklamaatiot) ja niihin liittyvä aineisto
•    selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (kuten IP-osoite, selain, selainversio)
•    anonyymien evästeiden käytöstä tallennetut tiedot.

Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan antamat tai päivittämänsä yhteystiedot rekisterinpitäjän toimistoissa, sähköisissä palveluissa, rekisterinpitäjän erilaisten markkinointi- ja muiden toimenpiteiden yhteydessä taikka asiakaspalvelurajapinnoissa.

Asiakastietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan yhtiöön kuuluvien tahojen rekistereistä sekä yritystietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä (esim. verkkolaskutusosoitteet tai luottoluokituksen tarkastaminen).

7. Tietojen luovuttaminen, poistaminen tai siirtäminen

Asiakastietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa rekisterinpitäjän huolellisesti valittujen yhteistyökumppaneiden sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin käyttötarkoitusta taikka niitä vaaditaan ko. asiakkaiden toimeksiantojen suorittamiseksi sekä kohdennetun ja kiinnostavan sisällön tuottamista varten. Yhteistyökumppaneilla ei ole oikeutta luovuttaa saamiaan tietoja edelleen.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin säädösten mukaisten käsittelytarkoitusten puitteissa on perusteltua ja sallittua. Yksityisasiakkaiden henkilötiedot poistetaan viimeistään neljän vuoden kuluttua viimeisestä ostotapahtumasta tai rekisteröidystä tarjouspyynnöstä. Kanta-asiakkaiden tiedot poistetaan takuu-, reklamaatio- ja muut vastaavat ajat huomioiden, kuitenkin viimeistään neljän vuoden kuluttua viimeisestä ostotapahtumasta. Rekisterinpitäjä voi kuitenkin siirtää asiakasrekisterin sisältämiä tietoja EU:n tietosuoja-asetuksen 6.1.f artiklan nojalla pidettäviin omiin suoramarkkinointirekistereihinsä asiakkuuden ja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.

Henkilötietoja käsitellään EU-/ETA-alueella. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi henkilötietoja siirretään myös ETA-alueen ulkopuolelle Apropos linguan ulkopuolisille alihankkijoille, kuten ulkomailla sijaitseville yhteistyökäännöstoimistoille esim. oikaisulukutoimeksiannoissa. Apropos lingua huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla. Apropos lingualla ei ole asiakastietoja Yhdysvaltoihin siirtäviä yhteistyökumppaneita tai prosesseja, mutta tällaisen tarpeen muodostuessa Apropos lingua sitoutuu käyttämään sertifioitua Privacy Shield -tietosuojajärjestelyä.

8. Rekisterin suojaus

Rekisteriin liittyvät tietokannat ja niiden varaservereillä sijaitsevat hätävaraversiot ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa, ja niiden käyttö on rajoitettu käännöstoimiston kantahenkilökunnan piiriin.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien EU:n tietosuoja-asetusta noudattavien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä henkilökohtaisella käyttöoikeudella.

9. Vahvistetun asiakkaan oikeudet

Yksityis- ja yritysasiakkailla on EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän osoittamassa toimipaikassa. Apropos linguan asiakkailla on asiakkuuden perustiedot ja oma ostohistoria saatavilla jatkuvasti laskutuksen ja siihen liittyvän raportoinnin avulla.

Asiakkailla on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramarkkinointia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kunkin markkinointitapahtuman yhteydessä tai asiakkaan katsomana sopivana ajankohtana. Kielto-oikeus ei koske asiakkuuteen kuuluvaa asiakasviestintää eikä rekisteröitymistä tai muutoin nimenomaista tilausta tai liittymistä edellyttävien palveluiden sisältöön kuuluvaa mainontaa tai etuviestintää.

Asiakkailla on oikeus EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai käsittelyn rajoittamista, vaatia tietojensa poistamista käsittelyperusteiden puuttuessa sekä oikeus saada itseään koskevat sopimus- ja suostumusperustaiseen käsittelyyn perustuvat toimittamansa tiedot sähköisessä muodossa (tiedon siirrettävyys). Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt toteutetaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tämän työaikana.

Henkilöasiakkaalla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavirastolle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Jos henkilöasiakkaan oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö on ilmeisen kohtuuton tai perusteeton voidaan siitä kieltäytyä tai sen toteuttamisesta periä kustannusta vastaava maksu toteutuneen tai argumentoidun työajan perusteella kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisen taksan mukaan.